Odisalud S.A.S con NIT 83020858-9, en adelante denominada como “LA COMPAÑÍA” está comprometida con el control de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de Datos Personales y ha incorporado el presente Lineamiento para el Tratamiento de Datos Personales, el cual se ha elaborado en concordancia con los estándares establecidos en la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales de Colombia (Ley 1581 de 2012 y las normas que, de tiempo en tiempo, la complementen, adicionen, modifiquen o supriman)
2. LINEAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
DEFINICIONES
Autoridad de Protección de Datos: Es la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia (“SIC”).
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, donde se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato(s) Personal(es): Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento Leyes: Se refiere a la Ley de Protección de Datos Personales de Colombia (Ley 1581 de 2012 Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 866 de 2014 y las normas que los complementen, adicionen, modifiquen o supriman).
Personal Autorizado: Es el personal de LA COMPAÑÍA, que por razón de las funciones de su cargo o por delegación expresa de la compañía tengan acceso directo a los Datos Personales de los Titulares.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular(es): Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por LA COMPAÑÍA.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
OBJETO
El propósito principal del Lineamiento, el cual se complementa con la Política de Privacidad, es el de proteger el derecho al habeas data de los Titulares de Datos Personales e informarlos acerca del ejercicio de sus derechos, conforme a lo establecido en la normatividad vigente. De esta manera, LA COMPAÑÍA cumple con lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y a lo reglamentado en el Decreto 1377 del 27 de 2013 al adoptar un manual interno de políticas y procedimientos contemplado en este Lineamiento.
RESPONSABLE
Odisalud S.A.S NIT: 830.020.858-9
Teléfono: 3125833662
Correo electrónico: odisalud.agencia@colsanitas.com
Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error;
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales;
d) Presentar ante la Autoridad de Protección de Datos quejas por infracciones a lo dispuesto en la Política y las Leyes;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos haya determinado que, en el Tratamiento, el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Política y/o las Leyes;
f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Salvo las excepciones legales, el Tratamiento requiere de autorización previa e informada del Titular, la cual deberá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Con su consentimiento, el Titular autoriza expresamente el Tratamiento de los Datos Personales o el de sus representados por parte de LA COMPAÑÍA, incluidos los sensibles cuando sea del caso, y la Transferencia y/o Transmisión nacional e internacional de los mismos, por las personas, para las finalidades y en los términos definidos en este Lineamiento.
TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Atendiendo al principio de libertad, la información solicitada a los Titulares de datos podrá ser recolectada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, conocidos o por conocerse, y la misma será tratada por el personal autorizado y almacenada en las Bases de Datos, según su finalidad.
En todo caso, la información estará a disposición de los titulares a través de los canales formales, deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder a aquella que repose en la Base de Datos correspondiente. Según lo dispuesto en la Ley, además de los Titulares, las siguientes personas también podrán solicitar información: sus causahabientes o sus representantes legales; las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; y los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
LA COMPAÑÍA realiza el Tratamiento de Datos Personales para los siguientes fines:
a) Controlar el acceso a las oficinas de LA COMPAÑÍA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
b) Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares y transmitir los Datos Personales a organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
c) Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin limitarse a, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
d) Registrar sus datos personales en los sistemas de información de LA COMPAÑÍA y en sus bases de datos comerciales y operativas.
e) Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA COMPAÑÍA cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones
f) Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
g) Fines estadísticos de sus actividades mediante el uso de la(s) página(s) web por parte de los Titulares, donde podrán encontrar la Política y, de continuar navegando, se entenderá que han aceptado los términos
previstos en ella;
h) Dirigir el desarrollo y personalización de los servicios y comunicaciones generales.
LA COMPAÑÍA podrá de tiempo en tiempo solicitar a los visitantes de nuestra página web ciertos Datos Personales, como nombre, apellido, razón social, direcciones de e-mail, teléfono de contacto, empresa para la cual trabaja, entre otros, los cuales serán recolectados, almacenados usados y registrados por LA COMPAÑÍA con fines estadísticos. Previo a, o a más tardar en el momento en que la información sea solicitada por LA COMPAÑÍA a sus respectivos Titulares, se informará al Titular, los fines específicos para los cuales los Datos Personales serán objeto de Tratamiento. Esta información será clara, concisa, precisa e indicará que LA COMPAÑÍA se hará responsable de los Datos Personales de acuerdo con lo que una persona razonable consideraría apropiado dentro de las circunstancias. En todo caso, y sin perjuicio de lo anterior, el ingreso voluntario de los Titulares a medios físicos o electrónicos de LA COMPAÑÍA significa la aceptación de la Política y de este Lineamiento.
La aceptación, en cualquier caso, implica que su Titular autoriza el Tratamiento de sus Datos Personales, incluyendo su Transmisión y/o Transferencia a nivel nacional o internacional para las finalidades descritas en este Lineamiento, conforme a la Ley.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
En caso de que en el curso normal los negocios que desarrolla LA COMPAÑÍA se recolecten y traten Datos Sensibles, incluyendo datos de menores de edad, LA COMPAÑÍA reiterará de manera explícita a los Titulares de dichos Datos Sensibles o a sus representantes que la información que provean es absolutamente facultativa y que de ninguna forma están obligados a proveerla.
Por lo tanto, los Titulares o sus representantes entienden que con la autorización que otorguen están permitiendo el Tratamiento de Datos de manera explícita e inequívoca. En todo caso, cuando se traten datos de menores de edad, siempre se hará dentro de los parámetros y requisitos que exige la ley, los cuales se enumeran a continuación:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos tales requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
PROCEDIMIENTO PARA PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
LA COMPAÑÍA, en concordancia con lo dispuesto en la Ley, ha acogido el siguiente procedimiento general para que los Titulares de Datos Personales, previa acreditación de su identidad, puedan presentar solicitudes dirigidas al Funcionario de Privacidad y ejercer sus derechos, a través de los canales de comunicación que LA COMPAÑÍA disponga y que se informarán al público a través de su página web.
Las consultas sobre Datos Personales que reposen en alguna Base de Datos de LA COMPAÑÍA se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su radicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
anexos con pruebas. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá
mantenerse hasta que el reclamo sea decidido dentro de un término de máximo de quince (15) días hábiles, el cual se podrá extender hasta por ocho (8) días hábiles al vencimiento del primer término.
3. ALCANCE
ÁMBITO DE APLICACIÓN
La Política de Privacidad y el presente Lineamiento aplicarán al Tratamiento de Datos Personales que LA COMPAÑÍA reciba de los Titulares en desarrollo de sus actividades en Colombia.
7. INFORMACIÓN O ENLACES DE COLSANITAS
LA COMPAÑÍA, expresa que en su calidad de agencia exclusiva Colsanitas, promociona y tiene autorización comercial por los productos de medicina prepagada de Colsanitas, siempre bajo sus lineamientos comerciales y operativos, LA COMPAÑÍA puede reproducir total o parcialmente piezas publicitarias autorizadas por Colsanitas como parte de su actividad, sin embargo no tiene autoridad para modificar ninguno de sus productos, campañas comerciales o servicios sin previa autorización particular a un caso.
LA COMPAÑÍA puede llegar a incluir en su sitio web o en piezas publicitarias/comerciales los logos e información específica de productos Colsanitas como parte de su ejercicio comercial previa autorización de Colsanitas.
LA COMPAÑÍA incluye enlaces de interés en su sitio web a la página principal de Colsanitas para facilidad de consulta de los usuarios de LA COMPAÑÍA, aclarando que dichos enlaces y los procesos allí cursados son totalmente ajenos a LA COMPAÑÍA
6. VIGENCIA
Este Lineamiento rige a partir del día 1 de Mayo de 2021, y aún no se presentan modificaciones tanto a la política como a la Ley.
Cualquier cambio sustancial en la Política de Tratamiento será comunicado al titular a través de la página web
de la LA COMPAÑÍA, en la que se pondrá a disposición de los titulares la última versión.
